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SIMAC POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES



Objetivo, Alcance y Definición



OBJETIVO

Definir los lineamientos generales para el cumplimento de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1377 de 2013 en Colombia, que regula el manejo de bases de datos personales.

ALCANCE

Esta política aplica para todas las áreas y/ o personas que trabajen con bases de datos personales por su cumplimiento de sus funciones.

DEFINICIÓN

Se expidió en Colombia la Ley 1581 de 2012 para la protección de datos personales. Esta ley obliga al cumplimiento de normas y prácticas que conlleven al tratamiento adecuado de los datos personales de personas naturales de acuerdo a las disposiciones contenidas en dicha ley y en la Constitución Política de Colombia. La ley es de obligatorio cumplimiento para todos los que de una u otra manera traten y/o sean responsables de bases de datos personales.

Glosario



Condiciones Generales


Para dar cumplimiento a la Ley 1581 del 2012 sobre protección de datos personales se deben tener presente las siguientes consideraciones:

  1. Todo empleado o área de SIMAC S.A.S puede ser encargado del Tratamiento de datos en algún momento de su vida laboral.
  2. SIMAC S.A.S. es el responsable del Tratamiento de bases de datos personales.
  3. Los terceros que en un momento determinado requieran bases de datos personales se convierten en encargados y deben cumplir las obligaciones contenidas en la Ley 1581 del 2012 en Colombia, entre ellas, obtener la autorización del Titolar para tratar sus datos personales.
  4. La ley es de obligatorio cumplimiento en todo el territorio colombiano y para transmitir datos personales a otros países, la legislación de estos debe contemplar medidas de seguridad, iguales o superiores a las contenidas en la ley en mención.
  5. Se consideran bases de datos personales, todas las de personas naturales, sean proveedores, clientes, empleados, o cualquier otra persona cuya información sea objeto de Tratamiento por parte de SIMAC.

No es necesaria la aplicación de la política, por excepción legal, cuando:

Las bases de datos y archivos tengan por finalidad la seguridad y defensa nacional, así como la prevención, detección, monitoreo y control del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo.

Las bases de datos tengan como fin y contengan información de inteligencia y contrainteligencia.

Las bases de datos y archivos sean de información periodística y otros contenidos editoriales.

Condiciones Específicas


Se deben tener en consideración las siguientes condiciones específicas:

Autorización superior

A partir de la fecha todo empleado que inicie vínculo laboral con la compañía debe tener en su contrato laboral una cláusula que exprese el compromiso de cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1377 del 2013, en el evento de llegar a ser encargado de bases de datos personales.

Se incluirá en el reglamento interno de trabajo un texto relativo a la obligación de cumplimiento de la ley y del decreto, para cubrir todo el universo actual.

A todo tercero que por relación con áreas o la compañías requiera bases de datos personales se le debe pedir cláusula contractual donde se exprese el conocimiento de la normativa y la responsabilidad en el cumplimiento de esta y así mismo, requerirá previa autorización por parte del Titular para tratar sus datos personales.

A todos los proveedores, clientes y empleados, o cualquier otra persona cuya información sea objeto de Tratamiento por parte nuestra, se les debe pedir por escrito o de forma digital la autorización para que sus datos puedan ser tratados sin restricciones. Esta debe extenderse a todos los efectos que en nuestro ejercicio se presenten.

En la autorización citada en el párrafo anterior se debe igualmente dejar clara la responsabilidad de los Titulares de mantener la información actualizada y veraz, comunicando oportunamente a SIMAC, cualquier modificación al respecto.

Todas las bases de datos personales que las áreas y compañías del Grupo traten deben tener la garantía de recuperación (Back up).

Se debe tener acceso limitado a las bases de datos personales. Cuando estas se envíen por medios masivos, deberán contener claves para que el acceso a ellas sea restringido.

No se deben publicar bases de datos en la intranet o en internet sin que estas tengan restricción para su acceso.

Periódicamente SIMAC debe propiciar campañas para la actualización de sus bases de datos personales.

Para el Tratamiento de bases de datos personales todas las áreas que así lo requieran deben tener el procedimiento escrito que garantice el cumplimento de la política y el de la Ley 1581 del 2012 y su decreto reglamentario.

SIMAC debe contar con un procedimiento para la atención de consultas y reclamos, garantizando el cumplimiento de la ley en lo concerniente a este tema.

Información de Contacto


La presente Política aplica para las compañías que se listan a continuación. Para presentar consultas, reclamaciones, ampliar información, o para consultar sus datos personales, pedir que sean modificados, actualizados, rectificados o suprimidos, o para revocar la autorización para su Tratamiento, puede contactarse con las líneas telefónicas y páginas de internet aquí citadas.

El área encargada de atender las solicitudes antes descritas, es el área comercial para clientes, el área de compras para proveedores, el área de Gestion humana para empleados.

SIMAC S. A. S.: Línea de Atención 2537314

www.simac.com.co ubicada en la Clle 35D # 90-22 Medellin.
comercial@simac.com.co clientes
compras@simac.com.co Proveedores
coordinador.sgi@simac.com.co     Empleados

Derechos de los Titulares


  1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales
  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada
  3. Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
  4. Previa reclamación o consulta, presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la normatividad legal aplicable;
  5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
  6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales entra en vigencia a partir
del 22 de mayo de 2017